Una reserva sin depósito es una esperanza. Los clientes cancelan, cambian la fecha o encuentran a alguien más barato, y tú pierdes la fecha por la que le dijiste que no a otros. El depósito hace que la reserva sea real para los dos. Aquí va cuánto pedir, cuándo y cómo cobrarlo sin conversaciones incómodas.
¿Depósito o anticipo?
Casi siempre se usan para lo mismo: dinero que se paga para apartar una fecha. Algunos fotógrafos lo llaman "retainer" y lo hacen no reembolsable, porque paga la fecha reservada. Si se puede devolver o no depende de tu estado y de cómo está escrito tu contrato, así que haz que un abogado local lo revise una vez. Lo llames como lo llames, ponlo por escrito y que el cliente lo acepte antes de pagar.
Cuánto pedir
Formatos comunes que funcionan:
- Retratos y familias: $100 fijos, que se descuentan del total. En una sesión familiar de $365 para cuatro, el saldo es $265
- Headshots: $100 fijos para equipos; un headshot individual ($175) se puede pagar completo al reservar
- Mini sesiones: pago completo al reservar. Un horario de 20 minutos de $150 a $225 no aguanta ausencias
- Quinceañeras y eventos: de 30 a 50 por ciento. En 4 horas de evento a $900, un depósito de 30 por ciento son $270
- Bodas: 30 por ciento es común. Una boda de 8 horas a $3,200 con segundo fotógrafo ($500) y álbum de 30 páginas ($900) son $4,600: $1,380 de depósito y $3,220 de saldo
Cuándo cobrar el saldo
- Retratos y familias: en la sesión o antes, o antes de entregar la galería
- Eventos: antes del evento; con empresas que pagan con factura, dentro de una semana después
- Bodas y quinceañeras: de dos a cuatro semanas antes. Nadie quiere hablar de dinero el día de la fiesta
Cómo cobrar
No pidas cheques ni efectivo el día de la sesión. Manda una factura que pagan con tarjeta desde el teléfono:
- El cliente reserva y firma tu contrato
- Le mandas la factura del depósito ese mismo día
- La fecha queda apartada cuando paga
- Mandas la factura del saldo cuando toca
En LensPilot, mandas las facturas de depósito y saldo desde tu teléfono, el cliente paga con tarjeta y una lista te muestra quién pagó y quién debe. El contrato lo sigues manejando con tu propia herramienta.
Ejemplo: una sesión familiar de principio a fin
Megan reserva una sesión familiar para cuatro en tu página y agrega 10 fotos extra y un canvas de 24x36: $765. Esa noche le mandas la factura del depósito de $100; paga con tarjeta desde su teléfono y su sábado queda apartado. Tres días antes recibe un recordatorio con la dirección del parque. Después de la sesión mandas la factura del saldo, $665. Paga, pides el canvas al laboratorio y la galería sale dos semanas después.
Sin efectivo en el parque, sin hablar de dinero mientras guardas la cámara y sin dudas de lo que se debe.
Escribe las reglas
Tu contrato y tu página de reservas deben decir:
- Qué aparta la fecha: "Tu fecha queda reservada cuando pagas el depósito"
- Cancelación: si se devuelve el depósito y hasta cuándo
- Cambio de fecha: por ejemplo, un cambio gratis con 7 días de aviso en retratos; las bodas se mueven a otra fecha dentro de un año si está libre
- Clima: las sesiones al aire libre se mueven sin costo si llueve
- Saldo atrasado: qué pasa si no se paga a tiempo
Preguntas que hacen los clientes
"¿Puedo pagar el depósito después?" Puedes apartar la fecha 48 horas. Después se libera. Dilo con amabilidad y cúmplelo.
"¿El depósito es aparte?" No. Se descuenta del total. Ponlo en cada factura.
"¿Podemos pagar el saldo en partes?" En bodas y quinceañeras, muchos fotógrafos aceptan dos o tres pagos antes de la fecha. Manda cada uno como su propia factura con fecha límite y pon el plan en el contrato.
"¿Y si cancelamos?" Muestra la política que aceptaron. Para eso está escrita.
Depósitos y extras
Si el cliente agrega un álbum o un canvas después de reservar, actualiza el total y el saldo. Si agregan segundo fotógrafo a una boda, el saldo sube $500. Ten una sola lista de facturas para saber siempre qué se debe.
Por qué importa
El depósito hace más que proteger tu ingreso. El cliente que pagó llega a tiempo, lee tu guía de preparación y toma la sesión en serio. Y tú puedes decirle que no a otra consulta para la misma fecha con tranquilidad.
Lee cómo poner precio a tus paquetes y mira cómo funcionan las facturas y depósitos para fotógrafos.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto depósito piden los fotógrafos de bodas?
Por lo general de 25 a 50 por ciento, y 30 por ciento es muy común. En un paquete de boda de $4,600 son $1,380 para apartar la fecha.
¿El depósito debe ser no reembolsable?
Muchos fotógrafos lo hacen no reembolsable porque la fecha queda apartada para ese cliente. Las reglas cambian por estado, así que ponlo en un contrato revisado por un abogado local.