Фотографические депозиты и ретейнеры: сколько и как собирать

Бронирование без депозита — это надежда. Клиенты отменяют, переносят или находят кого-то дешевле, и вы теряете дату, ради которой отказали другим. Депозит делает бронирование реальным для вас обоих. Вот сколько брать, когда и как собирать его без неловких разговоров.

Депозит или аванс?

Эти слова часто используются для одного и того же: деньги, уплаченные для резервирования даты. Некоторые фотографы называют это авансом и делают его невозвратным, так как он оплачивает резервирование даты. Как работает возврат, зависит от вашего штата и формулировок в контракте, поэтому пусть местный юрист один раз проверит ваш контракт. Как бы вы это ни называли, запишите это и получите согласие клиента до оплаты.

Сколько брать

Распространенные схемы, которые работают:

• Портретные и семейные сессии: фиксированная сумма $100, вычитаемая из общей суммы. На семейной сессии за $365 для четырех человек остаток составит $265.
• Портреты: фиксированная сумма $100 для команд; индивидуальные портреты ($175) можно оплатить полностью при бронировании.
• Мини-сессии: оплачиваются полностью при бронировании. 20-минутный слот за $150 до $225 не оставляет места для неявок.
• Мероприятия: 30-50 процентов. На 4 часа покрытия мероприятия за $900 депозит в 30 процентов составит $270.
• Свадьбы: 30 процентов — это распространенная практика. Свадьба на 8 часов за $3,200 с вторым фотографом ($500) и 30-страничным альбомом ($900) составит $4,600: депозит $1,380, остаток $3,220.

Когда собирать остаток

• Портреты и семьи: на или до сессии, или перед доставкой галереи.
• Мероприятия: перед мероприятием или в течение недели после для корпоративных клиентов, которые оплачивают по счету.
• Свадьбы: за две-четыре недели до даты. Никто не хочет говорить о деньгах в день свадьбы.

Как собирать

Не просите чеки или наличные в день. Отправьте счет, который они оплатят картой со своего телефона:

1. Клиент бронирует и подписывает ваш контракт.
2. Вы отправляете счет на депозит в тот же день.
3. Дата резервируется, когда депозит оплачен.
4. Вы отправляете счет на остаток, когда он становится актуальным.

В LensPilot вы отправляете счета на депозит и остаток со своего телефона, клиенты оплачивают картой, и один список показывает, кто оплатил, а кто еще должен. Вы все равно используете свой собственный инструмент контракта для самого соглашения.

Напишите правила

Ваш контракт и страница бронирования должны содержать:

• Что резервирует дату: "Ваша дата зарезервирована, когда депозит оплачен."
• Отмена: возвращается ли депозит и до какого момента.
• Перенос: например, один бесплатный перенос с уведомлением за 7 дней для портретов; свадьбы переносятся на новую дату в течение года, если это возможно.
• Погода: уличные сессии переносятся без дополнительной платы в случае дождя.
• Поздний остаток: что происходит, если остаток не оплачен до установленного срока.

Часто задаваемые вопросы клиентов

"Могу ли я оплатить депозит позже?" Вы можете удерживать дату в течение 48 часов. После этого она снова становится доступной. Скажите это вежливо и придерживайтесь этого.

"Депозит — это дополнительная сумма?" Нет. Он вычитается из общей суммы. Скажите это в каждом счете.

"Можем ли мы разделить остаток?" Для свадеб многие фотографы позволяют два или три платежа до даты. Отправьте каждый как отдельный счет с установленным сроком, и запишите график в контракте.

"Что если мы отменим?" Укажите на политику, с которой они согласились. Вот почему это записано.

Депозиты и дополнительные услуги

Когда клиент добавляет альбом или холст после бронирования, обновите общую сумму и остаток. Если они добавляют второго фотографа на свадьбу, остаток увеличивается на $500. Храните один список счетов, чтобы всегда знать, что подлежит оплате.

Пример: семейная сессия от начала до конца

Меган бронирует семейную сессию для четырех человек на вашем сайте и добавляет 10 дополнительных изображений и холст 24x36: $765. Вы отправляете счет на депозит в $100 в тот вечер; она оплачивает картой со своего телефона, и ее суббота резервируется. За три дня до сессии она получает напоминание с адресом парка. После сессии вы отправляете счет на остаток в $665. Она оплачивает, вы заказываете холст в своей лаборатории, и галерея отправляется через две недели.

Никаких наличных в парке, никаких неловких разговоров о деньгах, пока вы собираете свою камеру, и никаких вопросов о том, что подлежит оплате.

Почему это важно

Депозиты делают больше, чем просто защищают ваш доход. Клиенты, которые оплатили, приходят вовремя, читают ваш подготовительный гид и воспринимают сессию серьезно. И вы можете с уверенностью сказать "нет" на второй запрос на ту же дату.

Читайте как установить цены на фотопакеты, чтобы установить общие суммы, и выставление счетов для фотографов, чтобы увидеть, как работают счета на депозит.