Une réservation sans acompte est un espoir. Les clients annulent, reprogramment ou trouvent quelqu'un de moins cher, et vous perdez la date pour laquelle vous avez refusé d'autres. Un acompte rend la réservation réelle pour vous deux. Voici combien prendre, quand, et comment le collecter sans conversations gênantes.
Acompte ou retenue ?
Les mots sont souvent utilisés pour la même chose : de l'argent payé pour réserver une date. Certains photographes l'appellent une retenue et la rendent non remboursable car elle paie pour la date réservée. Comment fonctionne le remboursement dépend de votre état et de la rédaction de votre contrat, donc faites examiner votre contrat par un avocat local une fois. Quoi que vous l'appeliez, écrivez-le et faites en sorte que le client soit d'accord avant de payer.
Combien prendre
Configurations courantes qui fonctionnent :
- Séances de portrait et de famille : un montant fixe de 100 $, déduit du total. Pour une séance familiale de 365 $ pour quatre, le solde est de 265 $.
- Photos de profil : un montant fixe de 100 $ pour les équipes ; les photos individuelles (175 $) peuvent être payées en totalité lors de la réservation.
- Mini séances : payées en totalité lors de la réservation. Un créneau de 20 minutes à 150 $ à 225 $ n'a pas de place pour les absences.
- Événements : 30 à 50 pour cent. Pour 4 heures de couverture d'événements à 900 $, un acompte de 30 pour cent est de 270 $.
- Mariages : 30 pour cent est courant. Un mariage de 8 heures à 3 200 $ avec un deuxième photographe (500 $) et un album de 30 pages (900 $) est de 4 600 $ : acompte de 1 380 $, solde de 3 220 $.
Quand collecter le solde
- Portraits et familles : lors de la séance ou avant, ou avant la livraison de la galerie.
- Événements : avant l'événement, ou dans la semaine suivant pour les clients d'entreprise qui paient sur facture.
- Mariages : deux à quatre semaines avant la date. Personne ne veut parler d'argent le jour du mariage.
Comment collecter
Ne demandez pas de chèques ou d'espèces le jour même. Envoyez une facture qu'ils paient par carte depuis leur téléphone :
- Le client réserve et signe votre contrat.
- Vous envoyez la facture d'acompte le même jour.
- La date est réservée lorsqu'elle est payée.
- Vous envoyez la facture de solde lorsqu'elle est due.
Sur LensPilot, vous envoyez des factures d'acompte et de solde depuis votre téléphone, les clients paient par carte, et une liste montre qui a payé et qui doit encore. Vous utilisez toujours votre propre outil de contrat pour l'accord lui-même.
Écrire les règles
Votre contrat et votre page de réservation devraient indiquer :
- Ce qui réserve la date : "Votre date est réservée lorsque l'acompte est payé."
- Annulation : si l'acompte est remboursé, et jusqu'à quand.
- Reprogrammation : par exemple, une reprogrammation gratuite avec un préavis de 7 jours pour les portraits ; les mariages se déplacent à une nouvelle date dans l'année si disponible.
- Météo : les séances en extérieur se déplacent sans frais en cas de pluie.
- Solde tardif : que se passe-t-il si le solde n'est pas payé à la date d'échéance.
Questions courantes que les clients posent
"Puis-je payer l'acompte plus tard ?" Vous pouvez réserver la date pendant 48 heures. Après cela, elle se libère à nouveau. Dites-le gentiment et tenez-vous en à cela.
"L'acompte est-il en plus ?" Non. Il est déduit du total. Dites cela sur chaque facture.
"Pouvons-nous diviser le solde ?" Pour les mariages, de nombreux photographes permettent deux ou trois paiements avant la date. Envoyez chacun comme sa propre facture avec une date d'échéance, et écrivez le calendrier dans le contrat.
"Que se passe-t-il si nous annulons ?" Montrez la politique à laquelle ils ont accepté. C'est pourquoi elle est écrite.
Acomptes et options supplémentaires
Lorsque un client ajoute un album ou une toile après la réservation, mettez à jour le total et le solde. S'ils ajoutent un deuxième photographe à un mariage, le solde augmente de 500 $. Gardez une liste de factures pour savoir toujours ce qui est dû.
Exemple : une séance familiale, du début à la fin
Megan réserve une séance familiale pour quatre sur votre site et ajoute 10 images supplémentaires et une toile 24x36 : 765 $. Vous envoyez une facture d'acompte de 100 $ ce soir-là ; elle paie par carte depuis son téléphone et son samedi est réservé. Trois jours avant la séance, elle reçoit un rappel avec l'adresse du parc. Après la séance, vous envoyez la facture de solde de 665 $. Elle paie, vous commandez la toile auprès de votre laboratoire, et la galerie est envoyée deux semaines plus tard.
Pas d'espèces au parc, pas de conversation gênante sur l'argent pendant que vous rangez votre appareil photo, et pas de question sur ce qui est dû.
Pourquoi c'est important
Les acomptes font plus que protéger vos revenus. Les clients qui ont payé se présentent à l'heure, lisent votre guide de préparation et prennent la séance au sérieux. Et vous pouvez dire non à une deuxième demande pour la même date avec confiance.
Lisez comment fixer les prix des forfaits photo pour établir les totaux, et facturation photo pour voir comment fonctionnent les factures d'acompte.
Questions fréquentes
Quel montant d'acompte les photographes de mariage prennent-ils ?
Généralement entre 25 et 50 pour cent, avec 30 pour cent étant un choix fréquent. Pour un forfait de mariage à 4 600 $, cela représente 1 380 $ pour réserver la date.
Les acomptes en photographie doivent-ils être non remboursables ?
De nombreux photographes les rendent non remboursables car la date est réservée pour le client. Les règles varient selon l'état, donc mettez-le dans un contrat écrit examiné par un avocat local.